Časté otázky

Verejné PDF a obrázkové nástroje fungujú bez účtu. Účet je potrebný pre pracovný priestor, faktúry, archív a platené pracovné postupy.

Áno. Pracovný priestor podporuje vystavujúce firmy a spoločný adresár odberateľov.

Vo väčšine pracovných postupov je bezpečnejšie použiť samostatné prefixy alebo číselné rady, napríklad faktúry, proforma doklady, zálohy a dobropisy oddelene. Vďaka tomu je jasné, aký doklad používateľ vytvoril. Konkrétne pravidlá si má firma potvrdiť so svojím účtovníkom.

Odporúčaný model je návrh s pripomienkou. Systém pripraví predvyplnenú faktúru podľa periodicity, ale používateľ ju pred vystavením skontroluje, upraví, odloží alebo zruší.

Nie. PDF je čitateľná kópia pre človeka. E-faktúra je štruktúrovaný dátový dokument určený na automatické spracovanie, validáciu a doručovanie cez určený kanál, napríklad PEPPOL.

Účtovné XML môže slúžiť na import do konkrétneho účtovného systému. PEPPOL XML je e-fakturačný výstup so štruktúrou a validačnými pravidlami pre doručovanie. Preto je lepšie v aplikácii pomenovať tlačidlá jasne: PDF, Účtovné XML a PEPPOL XML.

OnlineOffice pripravuje fakturačné dáta, validuje PEPPOL UBL, zobrazuje stav pripravenosti a eviduje stopu doručenia. Produkčné doručenie cez PEPPOL sa zapína až po dokončení certifikácie alebo napojení na schválenú doručovaciu infraštruktúru. Používateľ v aplikácii vidí praktický stav: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, odoslané, doručené alebo odmietnuté.

Stav znamená, že PEPPOL/UBL kontrola našla blokujúci problém, napríklad chýbajúce IČO, IČ DPH, IBAN, adresu, menu, dátum alebo položku faktúry. Po otvorení konceptu cez Upraviť OnlineOffice zobrazí konkrétne chýbajúce údaje a sekciu, kde ich treba opraviť.

PDF, archívne XML a PEPPOL UBL sa regenerujú pri uložení konceptu faktúry. Ak opravíte firmu alebo odberateľa v adresári, otvorte ešte koncept faktúry a uložte ho, aby sa súbory vytvorili z aktuálnych údajov. Pri vystavených alebo uzamknutých dokladoch treba rešpektovať účtovné pravidlá a auditnú stopu.

OnlineOffice rozlišuje praktické stavy: pripravené, chýbajú údaje, vo fronte, odoslané, doručené, odmietnuté alebo nevzťahuje sa. Cieľom je, aby používateľ nemusel čítať technické XML, ale videl, čo treba urobiť ďalej.

QR platba potrebuje platný IBAN, sumu, menu a platobnú identifikáciu. Ak chýba IBAN alebo je neplatný, systém má používateľa upozorniť.

Používateľ nahrá DOCX šablónu so zástupnými poľami alebo PDF šablónu s pozičnými poliami a pridá Excel/CSV dáta. Polia sa dajú namapovať na stĺpce a každý riadok vytvorí vlastný dokument v ZIP balíku.

Nie vždy. Ak sa názvy líšia, používateľ môže vizuálne namapovať pole šablóny na stĺpec z Excelu alebo CSV. Pri dátumoch, IČO a DIČ systém upozorní na podozrivé hodnoty, ale používateľ má mať možnosť opraviť mapovanie alebo vynechať nepoužitý stĺpec.

Áno. Mesačný výkaz má byť dostupný ako PDF a XLSX podľa vozidla, vodiča a mesiaca.

Nie. Trasa sa nahráva iba pri výslovne zapnutom režime alebo pri používateľom spustenej jazde. Ignorovaná detekcia nemá ukladať detailnú trasu.

Áno. Používateľ môže vybrať vozidlo, klepnúť na štart, ukončiť jazdu a doplniť účel, klienta alebo projekt.

Retencia bodov trasy má byť konfigurovateľná, typicky 30 až 60 dní. Po jej uplynutí zostáva iba účtovný súhrn jazdy.

Áno. Zamestnanec môže požiadať o korekciu a manažér ju schváli alebo zamietne. Zmeny sa zapisujú do auditu.

Nie. Smart Presence má ukladať iba enter/exit udalosti pracoviska počas aktívnych pracovných okien.

Nie ako predvolený účel. OnlineOffice nemá byť nástroj na živé sledovanie zamestnancov. Dochádzka pracuje s dôkazmi udalostí.

Nemá sa zbierať mimo aktívnych pracovných okien, počas dovolenky, PN, sviatku alebo schválenej absencie.

Áno. Zamestnanec má vidieť dochádzkové udalosti, návrhy a možnosť požiadať o korekciu.

Áno. Modul má byť zapínaný podľa nastavení pracovného priestoru a systémových oprávnení zariadenia.

Áno, ak aplikácia používa polohu. Privacy policy a in-app disclosure majú zodpovedať reálnemu správaniu aplikácie.

Platené doplnky budú uvedené v cenníku pri konkrétnych moduloch. Control Center je zatiaľ označený ako pripravovaný modul; cenu a limity zobrazíme až pri dostupnosti.

V slovenskom prostredí sa pri účtovných a daňových dokladoch typicky pracuje s 10-ročnou lehotou. OnlineOffice preto navrhuje dlhšiu retenciu pre faktúry, XML/e-faktúru, auditné udalosti a dôkazové balíky; konkrétne nastavenie si má potvrdiť zákazník so svojím účtovníkom alebo daňovým poradcom.

Áno, ak je to potrebné pre vybraný proces, napríklad onboarding, zmenu zmluvy, dochádzku alebo deboarding. Odporúčaný princíp je minimalizácia: ukladať iba potrebné polia, obmedziť prístup podľa roly, auditovať zmeny a archivovať osoby, ktoré už nie sú aktívne.

Nie. Balíky sú pracovné šablóny a kontrolné podklady pre slovenské procesy. Pred podpisom alebo použitím voči zamestnancovi, klientovi alebo úradu ich má skontrolovať oprávnená osoba podľa konkrétnej situácie.

Iba pri zapnutých moduloch, ktoré ju potrebujú: Smart Presence pre vstup/výstup zo zóny pracoviska alebo Smart Trips pri jasne aktívnom režime jazdy. Aplikácia nemá skryto zbierať polohu mimo nastavených okien, absencií alebo vypnutých modulov.

Skontrolujte IBAN, sumu, menu, variabilný symbol, splatnosť a názov odberateľa. Pri prvom použití je rozumné QR kód naskenovať v bankovej aplikácii a overiť, že údaje zodpovedajú faktúre.

PDF môže obsahovať skutočnú textovú vrstvu alebo iba obrázok stránky. Textová vrstva sa dá označiť a prekryť novým vloženým textom. Pri skene je najprv potrebné OCR, pretože samotný sken textovú vrstvu nemá.

Nie vždy. Prekrytie môže zakryť obsah vizuálne, ale pôvodný text môže v PDF zostať. Skutočná anonymizácia alebo redakcia musí odstrániť alebo zneprístupniť pôvodný citlivý obsah aj metadata.

Pri dôležitých dokumentoch nie. OCR zrýchľuje prepis, ale výsledný DOCX treba skontrolovať, najmä čísla, sumy, mená, diakritiku a tabuľky.

Na počítači používateľ zvolí Pridať bloček a OnlineOffice zobrazí krátkodobý QR odkaz. Telefón otvorí webový skener, naskenuje QR z bločku alebo používateľ doplní údaje ručne a v pracovisku vznikne koncept prijatého dokladu na kontrolu. Ak je používateľ už na mobile, skener sa otvorí priamo bez zbytočného QR odovzdania.

Prijaté doklady sú v pracovisku oddelené od vystavených faktúr. Používateľ ich môže nahrať, skontrolovať, označiť ako pripravené alebo vrátiť na kontrolu a neskôr zaradiť do mesačného balíka pre účtovníka.

Chýbajúci bloček je lepšie označiť hneď, aby sa nestratil v pamäti alebo e-mailoch. OnlineOffice vytvorí viditeľný záznam v mesačnom prehľade, ktorý môže používateľ alebo účtovník neskôr doplniť, vyriešiť alebo spojiť s bankovou platbou.

Mesačný balík spája vystavené faktúry, prijaté doklady, bločky, chýbajúce doklady, bankové dôkazy a kontrolný CSV zoznam. Cieľ nie je robiť účtovníctvo namiesto účtovníka, ale odovzdať prehľadný ZIP a jasne ukázať, čo je pripravené a čo ešte potrebuje kontrolu.

CSV alebo XLSX bankový výpis sa normalizuje na pohyby, ktoré môže používateľ potvrdiť k faktúre, pripojiť k prijatému dokladu, označiť ako chýbajúci bloček alebo ignorovať. Potvrdené párovanie sa zapisuje do auditu a zlepšuje mesačný prehľad pre účtovníka.

Účtovník alebo používateľ s prístupom k viacerým firmám vidí mesačný prehľad klientov: počet dokladov, pripravené a kontrolné položky, bankové dôkazy, chýbajúce bločky, nespárované prijaté doklady a stav odovzdania.

Áno, archív má ukladať vyhľadateľné metadáta, checksum, pôvodný názov, firmu, typ dokumentu a obdobie. Vďaka tomu je možné obnoviť jeden súbor aj vtedy, keď je fyzicky uložený v mesačnom alebo ročnom ZIP balíku.

Nie. Účtovné a právne dokumenty majú byť chránené retenčnou politikou. Automatické čistenie je vhodné pre dočasné exporty, náhľady alebo technické dáta po uplynutí krátkej lehoty, nie pre účtovné doklady.

Tímové pracovisko potrebuje zodpovednú osobu pre fakturáciu, roly, schvaľovanie a bezpečnostné zmeny. Bez roly OWNER alebo ADMIN je ťažké riešiť predplatné aj interné kontroly.

Je to prevádzkový prehľad nad tým, či platené účty majú billing profil, pracoviská majú vlastníka, firmy majú fakturačnú identitu a enterprise procesy nemajú blokované alebo omeškané kroky.